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FICHAS DE CONTROL

Aparecen tres elementos básicos. Libro de registro, fichas de inventario y fichas de catalogación.

- Libro de registro: el primer paso es la inscripción de la pieza en el libro de registro de colecciones ( Es una herramienta básica para la reconstrucción de la historia de las colecciones del museo. Es el principal instrumento administrativo-jurídico, que protege los bienes de los museos, pues se someten a una normativa administrativa legal; esto no ocurre con las fichas de catalogación. Permite acreditar la propiedad de los bienes. Se utiliza para los datos básicos de los materiales que ingresan en el museo. Necesitan una diligencia de apertura y otra de clausura.

Los museos públicos tienen más de un libro de registro: uno para la colección estable, otro para los depósitos,...; existen más, pero estos son los básicos.

Su contenido consiste en:

- Ficha de inventario (o inventario) y ficha de catalogación (o catálogo): los museos son tan diversos que se han generado modelos muy distintos de estas fichas.

El inventario y el catálogo hoy apenas se diferencian.

MODELO DE FICHA CATALOGRÁFICA DE FONDOS MUSEOGRÁFICOS. PROYECTO DE NORMALIZACIÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS.

Hay bloques básicos: información administrativa, descripción física, identificación del objeto, clasificación y documentación.

- Elementos de control administrativo:

- institución: el sistema lo suele asignar automáticamente.

- Departamento: sección dentro del museo a la que están asignadas las piezas.

- Expediente

- Fecha de ingreso: el mayor problema que se plantea con la fecha es la forma de transcribirla. Ahora se tiende al formato universal: a o - mes - día. La mayor parte de las fechas deben darse en forma de rango (fecha inicial - fecha final), sobre todo cuando no es posible precisar una fecha exacta.

- Forma de ingreso.

- Fuente de ingreso: de quién procede la pieza. Los datos institucionales deben darse con el mayor detalle posible.

- Valoración: de la pieza o lote. Debe consignarse el tasador, la fecha de la tasación y las notas necesarias.

- Ubicación = signatura topográfica. Lleva asignada una fecha y un código que determina si la signatura es activa o histórica.

- Procedencia / Hallazgo: lugar del que nos llega el objeto.

- Derechos de reproducción: suelen pertenecer al autor o a sus herederos. Si el museo es el heredero de las obras es el que tiene esos derechos de reproducción.

- Descripción física:

- Dimensiones: extensión material del objeto. El normalizar las dimensiones se orienta a la organización interna, es decir, se trata de saber en qué se mide y de qué son las medidas que aparecen. Las dimensiones se suelen consignar en milímetros, sobre todo en cosas de numismática, grabados,...

Se tiende a establecer unas normas en cada centro. Las distintas dimensiones de una pieza deben asignarse a la misma unidad. Además debe decirse qué parte de la pieza se está midiendo.

- Materias: materia/s de las que está hecho el objeto. Hay un desglose para indicar qué parte estamos describiendo. Es recomendable establecer hasta qué nivel describiremos las materias de una pieza, es decir, establecer si se ponen todas las materias o sólo las principales.

- Técnica con la que está realizada el objeto: también hay un apartado para decir de qué parte de la pieza estamos hablando.

- Características técnicas: se suele usar para vehículos mecánicos: potencia, tipo de motor, tipo de combustible,...

- Descripción: no se puede normalizar pues el resultado es muy distinto según la persona que cataloga. Es recomendable que sea el último epígrafe de la pantalla.

- Iconografía: para consignar cualquier tipo de representación figurada que tenga el objeto. Se suelen usar tesauros, y los más empleados son GARNIER e ICONCLASS.

- Inscripciones: para cualquier inscripción que esté sobre el objeto, excepto firmas o marcas de autoría.

- Firmas / marcas: similar al apartado anterior.

- Identificación del objeto:

- Número de inventario: se suele usar la numeración currens en los museos en los que hay pocas piezas. Esta numeración produce problemas sobre todo en museos de ciencias naturales y arqueológicos, en los que ingresan muchas piezas de una sola vez. En ellos se empezó a utilizar el “inventario de expediente” que tiene tres partes: a o del ingreso, número de del lote (o ingreso) del año y luego se numera cada una de las piezas del lote.

- Numeración propia: distinta a la del inventario y que le es propia al objeto. Ej.- nº de serie

de una pistola.

- Conjunto

- Objeto: Nombre del mismo.

- Título: nombre propio.

- Subtítulo: si lo tiene.

- Traducción

- Forma de atribución del título. Es decir, quién le ha asignado el nombre al objeto.

- Clasificación: es donde se necesita la participación del especialista científico.

- Autor/taller: donde se ha producido el objeto.

- Precisiones: cuando la autoría no es segura.

- Contribución: en el caso de las autorías colectivas e identificables. El nombre de los autores debe figurar siempre de la misma manera.

El epígrafe del nombre del autor suele vincularse con una tabla externa que contiene el nombre propiamente dicho, seudónimos, fechas de nacimiento y muerte, fechas de actividad, fecha de documentación, notas de cualquier tipo y otra tabla enganchada que permite detallar las actividades distintas del mismo autor.

- Clasificación genérica: es temática y sirve para ordenar las colecciones y recuperar la información por grandes grupos. El problema de las clasificaciones es cómo establecer los temas. Por ello, lo que más se utiliza es la iconografía.

- Contexto cultural: ayuda a situar la obra en periodos cronológicos más globales. El problema es que los contextos no están tan definidos como es necesario.

- Datación: fecha numérica de la obra.

- Uso o función: información la forma de uso del objeto que estamos catalogando.

- Lugar de producción

- Clasificación razonada: se describen los problemas o las vías por la que se ha catalogado la pieza: dudas a la hora de catalogar, fuentes que se han usado para hacer esa catalogación,...

- Documentación complementaria del objeto:

- historia del objeto: toda historia que llega al museo. Se usa sobre todo en museos militares.

- Copias / reproducciones que están en el museo, ya sean fotos o reproducciones físicas.

- Bibliografía.

- Línea de crédito: suele recoger aquellos datos que deben ponerse en las cartelas cuando se hacen exposiciones, por ejemplo quién la donó.

Hay museos que en caso de duda sobre el autor, consignan es este apartado sus propias consideraciones.

- Cumplimentación: quién ha redactado la ficha y cuándo.

- Notas