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La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.

Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.

Por medio del siguiente trabajo de investigación se darán a conocer algunos conceptos básicos de todo lo relacionado a los Inventarios en una empresa, métodos, sistema y control.

2. ¿Qué son los inventarios?

La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:

Inventario (inicial)

Compras

Devoluciones en compra

Gastos de compras

Ventas

Devoluciones en ventas

Mercancías en tránsito

Mercancías en consignación

Inventario (final)

El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el periodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el periodo contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Perdidas directamente.

En la cuenta Compras se incluyen las mercancías compradas durante el periodo contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Perdidas o Costo de Ventas.

Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la compra de mercancías no se abonará a la cuenta compras.

Los gastos ocasionados por las compras de mercancías deben dirirge a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General.

Ventas: Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la Empresa y que fueron compradas con este fin. Por otro lado también tenemos Devoluciones en Venta, la cual está creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa.

En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancías que la empresa compró pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aun no han sido recibidas en el almacén. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancías en Tránsito.

Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercancía en Consignación, que no es más que la cuenta que reflejará las mercancías que han sido adquiridas por la empresa en "consignación", sobre la cual no se tiene ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.

El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el periodo contable y corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese período.

El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.

3. Sistemas de inventario

El Sistema de Inventario Perpetuo:

En el sistema de Inventario Perpetuo, el negocio mantiene un registro continuo para cada artículo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. EL neg

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Se supone que debe haber un documento que avale todo lo que en el ultimo inventario había (tenían en existencias), luego tiene que haber notas de todo lo que se ha comprado, y ahora debes contar todos los productos que tengas ahora y haces un balance es decir sumas lo que tenias y le restas lo que tienes ahora y el faltante debe ser igual a la venta..Por lo consiguiente debe ser congruente el neto.

Un inventario es simple determina cada producto el cua vas a inventariar por modelo, color, cantidades etc. estos son ejemplos ya que tienes que tomar en cuenta como se manejan estos productos en la empresa que laboras.

Es recomendable después de haberse efectuado el mismo que se realiza otro y cotejar el primer con el segundo inventario para ver si están correctos de no ser así deben verificar los puntos en los cuales las cantidades no son iguales me imagino que se lleva algún control o llevan alguna base de datos de la mercancía exitente la misma debe cuadrar con el inventario realizado de no ser así hay que realizar el mismo ejercicio de ir a donde los productos no cuadran en cantidades para ver cual es el real.

Claro:

Necesitas resolver esto:

Quien hace el inventario? La persona que lo atiende?

Es un inventario inicial es decir tienes datos de inventarios anteriores?

Que tan detallado lo quieres?

Ahora debes determinar las unidades de los articulos para el conteo.

Ej. plumas x pieza, y por caja de 10

EJ. Folders x pieza y por caja de 50 pzas.

Ahora determinas el tipo de inventario.

Ciego

Doble ciego

A vistas

aleatorio.

Cada uno tiene una particularidad, para tu papeleria saca el ciego ( si no es inventario inicial). Ya que necesitan un listado anterior de los articulos que tienes.

Ahora divide tu papeleria por zonas, ej. zona de Frente, anaquel 1, cajon o mueble 1,

Ahora si tienes el listado empieza a contar los articulos, si vas a crear la lista apenas, debes

Anotar el nombre del articulo (no generico, ej no pongas goma, pon goma del n 20, tampoco pongas pluma pon pluma bic pto fino, esto te ayudara a diferenciar los productos iguales pero mas caros),

Haces el listado por zonas, (esto ayudara a organizar tu papeleria), cuentas fisicamente las pizas, si solo revisas al encargado entonce slos 2 cuentan al mismo tiempo las prendas.

Si tieens un listado de existencias, emites el listado sin la cantidad de piezas existentes en el sistema.

Capturan y firma el encargado y tu de conformidad.

Si hay existancia de almacen, comparas lo fisico con la existencia teorica del almacen, sacan diferencias y las buscan en las compras o regalos o probo etc. Y anotas los conceptos de las diferencias.

La diferencia definitiva se le saca el costo, y se cobra, o se llev aun registro de mermas y perdidas, para que sepas cuanto pierdes x ocncepto de manejo de inventarios o de regalos etc

primero de todo tenemos que saber inventario de muebles o inmuebles.si son muebles debes poner todos los muebles que tenes en tu casa y/o oficina sin que te falte absolutamente nada e inmuebles es todo aquello que no se puede mover, o sea casa u edificio eso se hace para un balance o por si te embargan algo.

Es el recuento general del tipo de artículos que tenes, pero, deberías ser mas explicito a lo que necesitas

contando todos los productos que hay en una tienda